Il Sistema di Archiviazione delle Idee: come eliminare lo stress senza ridurre la produttività
"L'ansia è causata da mancanza di controllo, organizzazione, preparazione e azione"
(Devid Kekich)
Come ti sentiresti se avessi il completo controllo sulla gestione delle tue attività?
Parlo dell'avere un controllo sulla gestione personale in ogni ambito della tua vita. Immagina a come ti sentiresti potente e allo stesso tempo completamente rilassato.
Se ti stai chiedendo se è possibile arrivare a questa condizione di controllo ti rispondo direttamente con un enorme SI.
Esiste il modo per riuscire ad avere il pieno controllo di ogni ambito della nostra vita, restando al tempo stesso rilassati, focalizzati e lontani dalle mille distrazioni, così da eccellere con il minimo sforzo sia in ambito professionale, sia nella vita privata.
La tua capacità di generare forza è direttamente proporzionale alla tua abilità nel rilassarti
Ti dirò di più, non solo è possibile rimanere rilassati mentre si raggiungono alti livelli di performance, l’essere rilassati è un fattore necessario e imprescindibile per il loro raggiungimento.
In uno dei più grandi discorsi di tutti i tempi, Arnold Schwarzenegger disse:
"Non preoccuparti di perdere, perché quando hai paura di perdere ti blocchi. Ti irrigidisci, non sei rilassato. Devi essere rilassato per poter performare bene in qualsiasi cosa: che sia nel pugilato, nel lavoro, o con il tuo stesso pensiero. Accade solo quando ti rilassi. Quindi rilassati. Butta fuori tutto e dai tutto quello che hai"
Infatti, avere una testa sballottata a sinistra e destra dai mille impegni, imprevisti e urgenze, ti paralizza e te ne accorgi quando hai così tante cose da fare che ti ritrovi a non sapere da dove cominciare, oppure quando nel mentre stai portando a termine un'attività ti accorgi che stai pensando a quante altre cose dovrai fare prima di andare a dormire.
Bene, dobbiamo essere chiari sul fatto che, questa situazione non ti permetterà mai di rendere quanto vorresti perché il tuo cervello non può fare due cose contemporaneamente, può solo passare in maniera estremamente rapida da un compito all'altro, logorando la tua energia e la tua attenzione.
Per questo ti chiedo: in quale dei due casi ti trovi più frequentemente?
Ti capita più frequentemente di trovarti in una situazione di "flusso", in cui riesci a raggiungere i tuoi obiettivi con rilassatezza e iperfocalizzazione, oppure ti ritrovi costantemente a dover pensare a tremila cose contemporaneamente, soffocato dalle mille scadenze?
Se ti ritrovi spesso nella seconda situazione in questo articolo troverai la soluzione di cui hai bisogno.
Sai perché non siamo rilassati quando vogliamo gestire i nostri mille impegni?
Perché il nostro cervello ha paura di dimenticare qualcosa, ed allora per paura di non darci quell'informazione nel momento opportuno, tiene costantemente aperta una finestra tra i tuoi pensieri che ti dice:
"Ma lo sai che devi inviare quell'email?, ma lo sai che devi studiare anche i file extra che non sono stati spiegati a lezione? ma lo sai che devi comprare il pane prima di tornare a casa. ecc..."
Effettivamente il cervello non sa quando avrai bisogno dell'informazione archiviata e per questo te la ripropone costantemente finché non la porti a termine.
Il problema? Il problema è che ognuno di questi pensieri si accumula a quello precedente togliendo energia al lavoro su cui ti vorresti concentrare.
Ora, non è colpa tua e soprattutto è una cosa naturale, dettata dell’Effetto Zeigarnik, ma il fatto che sia una cosa normale non significa che non ci sia un modo per superare questo nostro "difetto di progettazione".
Che cos’è l’effetto Zeigarnik?
Nel 1927, la professoressa Bluma Zeigarnik, psicologa e fondatrice del dipartimento di Psicologia dell'università di Mosca pubblicò uno studio63, diventato successivamente un punto fisso nella psicologia contemporanea.
Tutto cominciò quando la professoressa Zeigarnik, in un ristorante di Vienna all’inizio del secolo scorso, notò uno strano comportamento da parte dei camerieri: pareva che ogni singolo cameriere ricordasse perfettamente gli ordini ancora da servire, per poi dimenticarsene subito dopo averli portati a termine.
Questa cosa la fece riflettere a tal punto che cominciò a fare test su test, per capire se questo bias (errore) cognitivo, fosse comune a tutti gli individui e non solo ai camerieri. In conclusione, i suoi studi rivelarono esattamente quello che si aspettava:
“L’essere umano ha la tendenza a ricordare i compiti incompiuti o interrotti con maggior facilità di quelli completati.”
Questo effetto come qualsiasi altro comportamento naturale dell’uomo, ovviamente ha un significato evoluzionistico, in quanto ci permette di essere preparati per il compito che ci troviamo ad affrontare ed al tempo stesso non sovraccaricare i nostri circuiti neurali con le informazioni che erano necessarie per i compiti ormai portati a termine, così da conservare spazio per nuovi apprendimenti. Purtroppo, al tempo stesso questo effetto si rivela un problema.
E’ un problema perché non sempre la nostra mente capisce ciò che ci è necessario e finisce per buttare nel cestino cose estremamente utili, mentre invece ricorda cose di cui non abbiamo bisogno, solo perché non le abbiamo portate a termine.
"Un compito lasciato incompleto resta tale in due luoghi: nel contesto in cui si trova effettivamente e nella nostra testa. Le questioni rimaste in sospeso nella vostra testa tolgono energia alla vostra capacità di attenzione e al tempo stesso logorano la vostra coscienza."
(Brahma Kumaris)
Sono sicuro che se hai frequentato l'università hai percepito quella sensazione di dimenticare ogni cosa studiata nei mesi precedenti subito dopo aver dato un esame. Tan tannn, questo avviene per via del maledetto effetto Zeigarnik.
Lo ritroviamo anche nelle storie d’amore: Quali sono quelle che ci tornano più spesso alla mente? Quelle che non ci fanno dormire?
Quelle a cui torniamo periodicamente a pensare sono quelle a cui non siamo riusciti a dare un finale ben definito, non è forse così?
Lo ritroviamo ovunque, ma per ritornare in ambito Time Management la cosa che più ci interessa comprendere dell’Effetto Zeigarnick è che se non completi un compito precedentemente iniziato, questo continuerà a risucchierà parte delle tue energie finché non lo avrai portato a compimento. Ed infatti è proprio per questo effetto, per via dei vari compiti rimasti incompleti, che a volte ti ritrovi con mille pensieri che sbattono da una parte all'altra della tua scatola cranica, stancandoti e impedendoti di muoverti in maniera efficiente.
Come possiamo liberare le nostre energie dalla morsa dei Cliffhanger?
Hai presente quando la puntata di una serie tv finisce nel momento clou così che tu debba vedere la puntata successiva per vedere come andrà a finire? Quello è un Cliffhanger e sfrutta esattamente l’effetto di cui stiamo parlando.
La cosa ideale per evitare che l'effetto Zeigarnik ti privi delle energie necessarie per ottimizzare la tua produttività sarebbe chiudere immediatamente i compiti lasciati in sospeso. Una volta conclusi, infatti, l’effetto Zeigarnik libererà le tue energie ed esse saranno disponibili per focalizzarsi sul tuo obiettivo principale.
A questo punto potresti chiedermi:
"Ma se non posso chiudere immediatamente un'attività che per sua natura mi richiede mesi/anni come per esempio un percorso universitario? Ci sarebbe un’altra strada che mi permette di eliminare all'istante l'effetto Zeigarnik?
Si, c’è un'altra strada, prima però voglio premettere che in ogni caso, ridurre le attività su cui investiamo le nostre energie, eliminando del tutto quelle non profittevoli o non in linea con i nostri obiettivi, resta la scelta migliore.
Detto questo corre in nostro aiuto il professor Roy Baumeister che all’inizio del ventunesimo secolo ha dimostrato attraverso gli esperimenti pubblicati sul Journal of Experimental Social Psychology e sul Journal of Personality and Social Psychology, che come diceva la professoressa Bluma Zeigarnik le questioni incompiute occupano spazio mentale, riducendo di conseguenza la nostra lucidità e concentrazione, ma non solo.
Baumeister ha verificato anche che non è necessario arrivare al completamento dei compiti per alleviare il carico sulla psiche.
Ciò che ci serve, per fare in modo che il nostro cervello ci dia solo i reminder di cui abbiamo bisogno, è un piano affidabile che garantisca che tale impegno verrà conseguito in futuro.
Per gestire con efficacia questo gomitolo ingarbugliato di impegni e Cliffhanger, eliminando lo stress e il mal di testa, dobbiamo prima di tutto identificare e annotare ogni questione, che in qualche modo, richiede la nostra attenzione, chiarire quale significato ha esattamente per noi e poi decidere come agire per portarla a compimento.
Per fare questo, quando ti viene in mente una nuova attività, basterà porti questa semplice domanda:
Quello a cui sto pensando è un qualcosa di importante che mi permette di raggiungere i miei obiettivi?
Se la risposta è SÌ, dobbiamo annotare immediatamente il nostro pensiero in un posto in cui possiamo riprenderlo in un secondo momento, evitando di dimenticarlo.
Se invece quello a cui stiamo pensando è una semplice distrazione dobbiamo ignorarla con gentilezza, prendendo consapevolezza che non avrebbe portato vantaggi alla nostra vita.
Presa quest'abitudine, in entrambi i casi la mente non ci mostrerà più quel pensiero.
Perché nel primo caso, annotandolo su un supporto cartaceo o digitale, il nostro cervello saprà di non rischiare di dimenticare l'informazione e di poterla riprendere in qualsiasi momento.
Nel secondo caso invece, ignorando il pensiero con consapevolezza, dopo un paio di volte in cui il cervello proverà comunque a riproporre la distrazione, questa perderà di importanza e si dissolverà.
Facciamo un esempio pratico?
Supponiamo che nel mentre stai leggendo questo articolo ti vengano in mente queste due attività:
Devo fare un'intervista narrativa per la validazione dell’idea su cui si basa la mia startup
Devo vedere l’ultima stagione di Attack on Titans
L’intervista con cui andrai a validare la tua idea senza dubbio rientra tra le cose da annotare in quanto dovrà essere svolta per comprendere come muoverti nel migliore dei modi. Al contrario, per quanto possa essere bella ed emozionante vedere una serie Netflix (e Attack on Titans fa paura) non rientra tra quelle attività che dovresti annotare, in quanto sai benissimo che non ti avvicina al raggiungimento dei tuoi obiettivi di vita (a meno che non studi cinema, fumettistica o simili)
E’ ovvio che per riuscire a distinguere quali sono i pensieri per te importanti, da quelli invece da scartare devi avere ben chiari i tuoi obiettivi.
Parleremo meglio di come definirli in uno dei prossimi articoli, ma comunque non si può scappare.
Finché i nostri obiettivi non sono stati chiariti, le decisioni non sono state prese e i risultati non sono stati archiviati in un sistema affidabile a cui siamo sicuri di poter accedere ogni volta che ne abbiamo bisogno, il nostro cervello non smetterà mai di pensarci.
Abbiamo bisogno di un Sistema di Archiviazione delle Idee comodo e affidabile
"Domina la mente o la mente ti dominerà"
(Orazio)
Un S.A.I è la vera ancora di salvezza per chiunque voglia essere produttivo, ma allo stesso tempo libero da stress inutili, in quanto, se non hai un Sistema di Archiviazione delle Idee affidabile e consultabile in qualsiasi momento, la tua mente dovrà fare gli straordinari e continuerà a ricordarti costantemente le azioni che devi portare a termine (di solito proprio quando sei impossibilitato a svolgerle, contribuendo ad aumentare solo il tuo livello di stress).
Devi abituarti a non tenere niente a mente
Nel 2008 è stato pubblicato un articolo su una rivista specialistica intitolato "Getting Things Done: The Science Behing Stress-Free Productivity" . In quest'ultimo, Francis Heylighen e Clément Vidal hanno spiegato come la nostra mente sia progettata per concepire le idee, non per ricordarle.
Per la sua stessa evoluzione, la nostra mente è geniale nell’elaborazione, ma pessima nel ricordo.
Per questo abbiamo bisogno di supporti esterni che ci permettano di potenziarne le criticità.
Libera la mente, perché qualsiasi "dovrei", "potrei", o "vorrei" non portato a termine creerà una pressione irrazionale e irrisolvibile nella tua mente, ventiquattr'ore su ventiquattro. Anche se hai già deciso quale sarà la prossima mossa, il tuo cervello non avrà pace fino a che l’attività non sarà compiuta, a meno che non fissi un promemoria in un posto in cui sai che senza dubbio andrai a guardare.
Intercetta e organizza il 100% delle tue attività registrandole con strumenti che puoi tenere sempre a portata di mano e mai affidandole alla tua mente.
Quando hai un impegno che ti ronza in testa chiediti queste 3 cose:
Devo annotarlo? Quest'azione per me ha un reale valore o significato?
Cosa deve essere fatto per poterla definire completata?
Quali sono le azioni intermedie che devo svolgere per completarla?
Una volta risposto a queste domande inseriscila o meno nel tuo S.A.I
"Come posso creare il mio Sistema Di Archiviazione Delle Idee?"
Affinché la mente si distacchi dal compito deleterio di cercare di tenere traccia di qualsiasi cosa, devi essere sicuro di disporre i tuoi promemoria in un posto in cui potrai riprenderli in un secondo momento (non troppo in là nel tempo).
Fino a poco tempo fa per fare questo utilizzavo Trello.
Trello è un'app gratuita dai mille utilizzi, che puoi avere sempre a portata di mano grazie alla sua versione Smartphone e Pc. Per farla breve puoi immaginare questa applicazione come ad una lavagna in cui poter andare ad inserire vari post-it divisi per argomento.
Oggi però ho trovato una soluzione ancora più efficiente: si chiama Notion
Notion permette di fare tantissime cose e ti dona una personalizzazione quasi infinita, ma al fine di non creare confusione ti farò un paio di esempi semplici, sulle funzioni indispensabili per creare un tuo primo Sistema di Archiviazione delle Idee. Il tutto al fine che tu possa applicare questa tecnica da oggi stesso.
Io con il tempo ho sviluppato una struttura un po' elaborata in accordo che le mie specifiche necessità ma all’inizio, come per sviluppare una qualsiasi altra routine è necessario partire in maniera semplice. Per questo adesso ti andrò a creare un file contenente dei template scaricabili in cui troverai un S.A.I. semplice, funzionale e facile da applicare.
Le uniche cose che dovrai fare dopo aver finito di leggere l’articolo sono:
Scaricare Notion
Importare i Template che trovi alla fine dell'articolo
Compilarli con le tue attività tenendolo in ordine e aggiornato
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Andiamo nella pratica
Un Sistema di Archiviazione delle Idee “base” si divide in due aree: gli archivi e il Visual Planner.
Negli archivi andiamo ad inserire tutte quelle attività che vogliamo tenere a mente, ma che allo stesso tempo non ci interessano nell’immediato futuro.
Nel Visual Planner invece andiamo ad inserire tutte quelle attività che vogliamo portare a termine durante la settimana.
Vediamo il Visual Planner
Nella foto qui sotto vedi un esempio costruito ad hoc per questo articolo, ma che in realtà non si discosta molto dalla realtà:
Come puoi vedere, nel mio Visual Planner ho:
La To Do List giornaliera
Le aree che comprendono la stragrande maggioranza dei miei impegni. Per me sono la Medicina Veterinaria, la StartUp, il mio Personal Brand e il Lavoro, ma per te potrebbe essere qualsiasi altra cosa, quindi cambiale secondo le tue esigenze.
La lista degli Extra: Lista nella quale vado ad inserire tutte le commissioni da fare e le altre cose che non riguardano direttamente le principali aree della mia vita.
Oltre a queste liste che ho inserito io, ce ne potrebbero essere tante altre, come per esempio le liste:
Materiale Utile
Idee
Relazioni
Ecc…
Tutto dipende da te. Il consiglio che ti do è di non sovraccaricare il Visual Planner perchè è fondamentale che ti dia a colpo d’occhio il quadro della tua situazione e con troppe liste il tuo cervello non avrebbe chiarezza e finiresti per rendere vano tutto il lavoro svolto.
E per quanto riguarda gli Archivi?
Io personalmente ho un archivio per ogni lista del Visual Planner, divisi a loro volta nelle loro sottocategorie. Entriamo nella pratica in maniera semplice facendo un esempio sull’università:
Come vedi anche l’archivio è diviso in varie liste a seconda delle aree in cui può essere diviso l’argomento.
Quello che vado a fare con il mio Sistema di Archiviazione delle Idee è semplice: ogni volta che mi viene in mente un’attività che dovrei tenere a mente, la inserisco in maniera ordinata all’interno della lista appropriata.
Se si tratta di un’attività che devo fare nella settimana la inserisco nel Visual Planner, mentre se si tratta di un’attività che dovrò svolgere in futuro la inserisco nell’archivio appropriato.
E’ fondamentale che tutto resti ordinato e di facile consultazione perché il tuo cervello continuerà a ricordarti delle tue attività finché non si fiderà dell’utilità del tuo S.A.I.
Una volta che avrai tutto segnato su Notion ed avrai messo in ordine di priorità ogni azione, potrai cominciare ad eliminare, una voce alla volta, tutto quello che avrebbe occupato la tua mente, con la consapevolezza che adesso nulla potrà più sfuggirti, perché hai il pieno controllo di ogni tuo impegno e pensiero
Se non hai mai prestato attenzione alla gestione del tempo ci vorrà un po' per prendere l'abitudine di aprire quotidianamente Notion, ma ti garantisco una cosa. Una volta segnati tutti i tuoi impegni, comincerai a sentirai già nell’immediato la leggerezza del non dover portare con te il macigno costante dei pensieri irrisolti e una volta provata questa sensazione ti posso garantire che non ne potrai fare più a meno.
Questo strumento deve diventare parte della tua quotidianità.
Per instaurare l'abitudine di utilizzare Notion ti basterà applicare queste 3 regole:
Dedica almeno 2-3 minuti al giorno per aprire Notion e controllare le bacheche create, così da prendere l'abitudine di tenere tutto sotto controllo attraverso di esso.
Ti dico di fare questo perché le attività non occuperanno più il tuo cervello solo quando la tua mente avrà capito che non c'è bisogno di ricordare tutto, perché può usufruire di un "hard disk esterno" affidabile.
Nella pianificazione settimanale dedica 10 minuti per ricontrollare le bacheche, eliminare tutte le schede che non ti sono più utili e mettere in ordine le tue raccolte. Se non ripulisci ed ordini in maniera periodica le tue raccolte comincerai a perdere delle informazioni e di conseguenza la mente non si fiderà più del tuo "hard disk esterno" per tenere traccia dei tuoi impegni.
Continua a tenere aggiornato in maniera periodica il tuo S.A.I
Vale la pena investire 25 minuti totali alla settimana per avere in cambio una vita rilassata, ma allo stesso tempo iper-produttiva?
Io credo proprio di sì.
Un'adeguata gestione delle tue azioni ti farà sentire rilassato e ti darà la sensazione di avere tutto sotto controllo sia a casa che in ufficio ed effettivamente sarà così. Inoltre ti permetterà di focalizzarti sul presente, sul progetto che hai avanti in questo preciso momento, permettendoti anche di definire tutto ciò che è necessario per portarlo a termine
C'è anche un altro vantaggio: la sensazione che nulla di potenzialmente utile andrà perduto e la relativa rilassatezza ti permetterà di avere molte ottime nuove idee!
Una volta che avrai seguito questi passaggi ti sentirai sollevato ma questo non significa che il tuo lavoro sia finito qui.
Infatti vedrai che per un po' il cervello continuerà a mostrarti attività diverse nel mentre stai provando a focalizzarti. E' normale, in quanto proprio come anche tu hai bisogno di tempo per fidarti di una persona, dovrà passare un po' prima che il cervello acquisisca fiducia nella tua nuova memoria esterna.
"Una volta che abbiamo questo archivio da dove devo cominciare?"
"Sono come una zanzara in un campo di nudisti: so che cosa voglio fare, ma non so da che parte iniziare"
(Sthepen Bayne)
Banalmente dalle cose più urgenti ed importanti. Durante la pianificazione settimanale segnati quelle che sono le priorità che vuoi portare a termine nel corso della settimana stessa e comincia dal liberarti di queste ultime.
Se nel corso dei 7 giorni finirai prima i tuoi obiettivi settimanali o comunque avrai del tempo libero in cui poter smaltire altri impegni extra, potrai sempre aprire il tuo archivio e scegliere cosa fare considerando questi 4 criteri
Contesto in cui ti trovi
Tempo a disposizione
Energia residua
Priorità
"Cosa devo fare se ho segnato l'attività che devo svolgere ma continua a tormentarmi?"
Considera che questo può avvenire principalmente per due motivi:
Hai inserito i promemoria in un luogo dove non sei solito controllare e quindi la tua mente ancora non si fida del tuo Hard disk esterno;
Non hai definito in modo appropriato l’attività che devi svolgere, quando questa può ritenersi ultimata e quali azioni intermedie devi compiere per renderla realtà. In questo caso riprendi l'attività segnata e vai a definirla con maggiori dettagli.
Crea oggi stesso il tuo Sistema di Archiviazione delle Idee:
Il Sistema di Archiviazione delle Idee applicato al mondo StartUp
Quello che si può applicare sull’individuo ovviamente si può applicare anche in una StartUp.
Facciamo un esempio:
Qui ho messo un modello Kanban classico in cui potresti aggiungere altre liste, segnare i ruoli per i membri del tuo team, segnare le scadenze e tanto altro. Essendo il tutto anche molto personale rispetto alle tue comodità io ti consiglio di non essere troppo rigido.
Parti da qui, ma poi cuci su te stesso e sulla tua attività il tuo Sistema di Archiviazione delle Idee più adatto al tuo caso.
Il solo limite è l’immaginazione. L’importante è che tutto sia comodo, ordinato e aggiornato.
